User Reference: Setup

Das Setup für die Archivierung bestimmt, was Mail Archiver X archiviert und in welches Format. Das Setup besteht aus vierTabsheets.

Mail Info

Auf dem ersten Tabsheet "Mail Info" wählt man die Mail-Programm und IMAP-Konten aus, von denen man archiviert.

Wähle ein Mail-Programm aus und klicke auf das Kontrollkästchen vor dem Namen, um die Archivierung zu aktivieren. Dann werden die Mailboxen für dieses Mail-Programm geladen. Du kannst entweder alle Mailboxen archivieren oder einzelne Mailboxen auswählen. Für eine Mailbox werden alle Untermailboxen automatisch mit archiviert. Außer du klickst noch einmal auf die Mailbox, so daß sie ein Minus-Zeichen zeigt. Damit ist sie vom Archivieren ausgeschlossen.

Du kannst außerdem den Papierkorb und die Spam-Mailbox archivieren.

Das gelbe Vorsicht-Symbol vor dem Exchange-Konto bedeutet, daß nicht alle Daten für dieses Konto heruntergeladen werden. Mails werden einen leeren Mailtext haben, wenn Du archivierst.

Unterstützte Mail-Programme

Zur Zeit werden die folgenden Programme unterstützt:

  • Entourage
  • Apple Mail
  • Outlook
  • Postbox
  • Powermail
  • Thunderbird

Eudora wird über den Menüpunkt Import MBOX unterstützt.

Das Einrichten von IMAP-Konten für die Archivierung funktioniert genau wie im Mail-Programm. Klicke auf das Plus-Zeichen, um ein neues Konto anzulegen. Das Minus-Zeichen löscht das Konto. Gib die üblichen Konto-Daten ein wie Benutzername, Servername und Paßwort. Klicke auf den Prüfen-Knopf, um zu sehen, ob ein Login möglich ist.

Genau wie bei den Mail-Programmen werden die Mailboxen geladen, wenn Du auf das Kontrollkästchen vor dem IMAP-Kontenname klickst. Auch die Auswahl der Mailboxen funktioniert genauso wie bei den Mail-Programmen.

Details für ein Imap-Konto

Die für IMAP benötigten Daten sind Benutzername, Servername und Dein Paßwort. Du mußt die Authentifizierung nur dann ändern, wenn Dein Server keine Standard-Authentifizierung erlaubt. Der Screenshot von Mail zeigt, welche Daten für ein Konto in Mail Archiver erforderlich sind. Verwende nicht Deine Emailadresse. In vielen Fällen ist der erste Teil Deiner Emailadresse der Benutzername, aber nicht immer.

Kontodaten in Mail

Mailboxen

Das zweite Tabsheet "Mailboxen" gibt Dir verschiedene Optionen, die Archivierung von Mails nach deren Alter einzuschränken, die archivierten Mails in den Papierkorb zu befördern und sicherzustellen, daß alle Daten von IMAP Accounts sich auf dem Computer befinden.

Zusätzliche Optionen für die Archivierung

Mail Archiver X kann die Mails nach der Archivierung in den Papierkorb des Mailprogramms befördern mit der Option "Move to Trash". Die Mails werden nicht gelöscht, sondern nur in den Papierkorb befördert. Wenn Du einen Fehler gemacht hast, ist es möglich, wieder an die Mails zu kommen. Mail Archiver kann jedoch die ursprüngliche Mailbox nicht wieder herstellen. Wenn das Mail-Programm so eingestellt ist, daß automatisch Mails nach einer gewissen Anzahl von Tagen gelöscht werden, dann können Deine Mails unwiderruflich automatisch gelöscht werden. Der folgende Screenshot zeigt diese Option für Mail:

Optionen des Papierkorbs in Mail

Mit der Option "Mails in Bereich archivieren" wird die Archivierung von Mails in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Mails zwischen dem 01-Jan-2014 und dem 01-Okt-2014 archiviert. Eines der beiden Datums-Daten oder Mailalter kann weggelassen werden.

Für die Auswahl eines Datums wird ein Kalender benutzt:

Archiviere nach Datum

Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kann das Datum mit der Datumsauswahl im mittleren Bereich ausgewählt werden oder mit dem Kalender im unteren Bereich. Klicken Sie auf die Dreiecke, um einen Monat nach vorne oder hinten zu gehen. Wenn Du die Maus auf die Kombination von Monat und Jahr bewegst, dann siehst Du weitere Dreiecke, um das Jahr zu ändern. Klicke doppelt auf den "Schließen"-Knopf, um das Fenster zu schließen.

Datenformat

Auf dem dritten Tabsheet "Datenformat" wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Evernote, Filemaker oder Internal Database (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software). Du kannst Deine Daten jederzeit in ein anderes Format konvertieren, wenn Du die interne Datenbank benutzt.

Auswahl des Datenformats

Optionen für die interne Datenbank:

Wenn ein Archiv offen ist, dann werden die Mail in diese Datenbank archiviert. Wenn keine andere Datenbank offen ist, dann werden die Mails in die Standard-Datenbank archiviert, die in diesem Tabsheet ausgewählt wurde.

Du kannst den Ort auf den Standard-Ort im Benutzer-Dokumenten-Ordner zurücksetzen mit Zurücksetzen. Mit Auswählen kannst Du entweder vordefinierte Orte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumenten-Ordner auswählen. Oder Du kannst existierende Archive auswählen. Mit Neu kannst Du neue Archive anlegen. Das Archiv wird angelegt, sobald die Archivierung beginnt.

Wichtig: Wenn Du Dich irgendwann in der Zukunft dazu entscheidest, Mail Archiver nicht mehr zu verwenden, dann kommst Du an Deine ursprünglichen Daten über den mbox-Export.

Optionen für Filemaker:

Filemaker ist eine Enduser- oder Server-Datenbank der Apple Tochterfirma Filemaker Inc. Eine Lizenz von Filemaker ist erforderlich, wenn Filemaker eingesetzt werden soll. Der Vorteil der Benutzung von Filemaker ist, daß man die Werkzeuge und Möglichkeiten von Filemaker voll ausnutzen kann. Der Nachteil ist, daß die Erweiterbarkeit von Filemaker begrenzt ist.

Bitte beachten: Filemaker wird nur in der Version 12 und höher unterstützt.

Optionen für Filemaker

Zu Mail Archiver X gehört eine Datenbank, die zusammen mit dem Programm verwendet werden kann. Der Name der Datenbank ist eMailViewer. Diese Datenbank wird zur so Verfügung gestellt, wie sie ist. Aufgrund der Unterschiede in der Programmumgebung können der Filemaker-Browser und der interne Browser nicht 100% identisch sein. Sie werden jedoch ähnlich bleiben.

Klicke auf den Auswählen-Knopf. Öffne die Datenbank, zu der Du archivieren möchtest. Wenn keine Datenbank ausgewählt ist, erhaltst Du eine Fehlermeldung. Es ist entweder möglich, die Datei-Anhänge in der Filemaker-Datenbank zu speichern oder die Anhänge werden in einen Ordner neben der Datenbank gespeichert und die Filemaker-Datenbank enthält nur eine Referenz. Oder Sie archivieren keine Anhänge.

Die Filemaker-Datenbank hat die standardmäßige Username/Paßwort-Kombination Admin/kein Paßwort. Gehe zur FAQ auf der Moth Software website., wo steht, was Du für Deine eigene Filemaker-Lösung brauchst.

Optionen für Evernote:

Wähle das Notizbuch aus, zu dem Du archivieren willst. Mit dem blauen Pfeil kannst Du die Notizbücher erneut laden. Dann wähle die Vorlage aus, die du verwenden willst. Die Vorlagen sind die gleichen, die der PDF-Export und das Drucken verwenden. Du kannst Deine eigenen Vorlagen verwenden und dem Ordner user/Library/Application Support/Mail Archiver X/Print Templates hinzufügen. Eine Beispiel-Vorlage ist im Ordner "Extras". Du kannst Du den Titel Deiner Evernote-Notiz anpassen. Und als letztes kannst Du ändern, ob Du Anhänge archivieren willst oder nicht.

Archiviere nach Evernote

Zeitplan

Mit dem Zeitplan kannst Du Deine Mails automatisch archivieren.

Optionen für den Zeitplan

Die Zeitplan-Periode kann eine der folgenden Möglichkeiten sein:

Intervalle des Zeitplans

Darüberhinaus gibt es noch weitere Optionen:

Wähle "Beenden wenn fertig" aus, wenn Mail Archiver X nach der geplanten Archivierung beendet werden soll.

Mit der "Mail-Benachrichtigung" kannst Du Dir selbst eine Mail schicken. Entweder immer oder wenn die Archivierung fehlgeschlagen ist. Dafür mußt Du eine gültige Email-Adresse eingeben.

Wenn Deine Computer ausgeschaltet war, während eine Archivierung hätte stattfinden sollen, dann kannst Du diese mit der letzten Option "Starte den verpaßten Zeitplan..." nachholen.

Version: 4.1.1
Date:
31-Oct-2017

Get RSS Feed: RSS Feed for the Moth Software Blog

Moth Software
Beatrix Willius
Walterslebener Strasse 23a
55262 Heidesheim
Germany
Phone: +49-(0)6132-509659
Contact - Imprint

@ 2003 - 2017 Moth Software

Any questions that this page didn't solve? Go to Moth Software support and ask.